Komunikacja
Do dyspozycji mamy forum, gdzie zamieszczamy tematy wymagające omówienia. Do komentarzy dołączać możemy pliki (zdjęcia lub dokumenty) dzieki czemu komunikacja jest łatwiejsza i bardziej efektywna.
Opinie członków możemy badać za pomocą ankiet i głosowań (nieformalnych).
Działa system powiadomień email. Email może być wysyłany (możemy opcję tą wyłączyć) przy zdarzeniach jak: nowy temat na forum, nowy wniosek, zakończenie głosowania czy operacja finansowa przekraczająca ustalony próg.
W systemie zgłaszamy wszelkie awarie oraz mamy możliwość wglądu w stan ich realizacji.
Wnioski i uchwały
W systemie obowiązują wirtualne zebrania realizowane za pomocą forum. Tam każdy może wypowiedzieć sie tak jak wypowiada się na fizycznie realizowanych zebraniach. Wynikiem dyskusji na forum może byc formalny wniosek do przegłosowania który generuje uchwałę. Pozytywnie przegłosowana uchwała realizowana jest przez administratora lub zarząd. Admin udostępnia system głosowania. Głosować możemy w systemie jeden głos na członka lub waga głosu zależy od udziałów członka (formę głosowania ustala składający wniosek). Po zakończeniu głosowania (uzyskania przewagi głosów lub zakończeniu czasu na oddawanie głosów) system generuje Uchwałę - dokument PDF który zapisywany jest w skonfigurowanym przez administratora systemie (aktualnie Google Drive). Każdy członek ma dostęp do wszystkich dokumentów w systemie.
Inwentaryzacja zasobów organizacji (wspólnoty)
Do dyspozycji mamy system obiektów który formujemy w dowolny sposób zgodnie ze stanem faktycznym lub intencjami administratora. Każdy obiekt może zawierać parametry jak wymiary, dane istniejących instalacji, historię wykonywanych prac i przeglądów.
Wszystkie parametry możemy udostępniać dla generowanych zleceń. Realizacja zleceń dodawana jest do historii obieków - poprzez integracje wszystkich procesów niewielkim nakładem pracy tworzymy wyczerpujący opis obiektów i ich historii.
Dokumenty i zdjęcia.
Pliki (załączniki do forum oraz do obiektów - zdjęcia i dokumenty) zapisywane są na dysku wybranym i kontrolowanym przez administratora. Aplikacja nie przechowuje plików w żaden sposób (z wyjątkiem pamięci podręcznej przeglądarki), Admin udostępnia jedynie interfejs do systematycznego zapisu i łatwego wyszukiwania/dostępu w przyszłości.
System księgowy
Wszystkie operacje zapisywane są w systemie pełnej księgowości. Daje nam to nieograniczone możliwości analityki zasobów finansowych. Wskazana jest jednorazowa konsultacja z wykwalifikowanym księgowym, ustalamy wtedy rodzaje operacji gospodarczych oraz system kont jakich organizacja potrzebuje. Księgowy tworzy nam szablony operacji za pomocą których, bez głębszej wiedzy księgowej administrator może wprowadzać bieżące operacje.
Tak jak może to wydawać sie skomplikowane to zachęcamy do przetestowania, w rzeczywistości jest to bardzo proste.
W systemie księgowym mamy możliwość planowania i automatycznego wprowadzania powtarzających się operacji takich jak comiesięczne zobowiązania i abonamenty.
Automatycznie dodawane są operacje wynikające z realizowania zleceń.
System zleceń
Zlecenia są elementem łączącym zasoby oraz system finansowy. Dzięki tej integracji mamy pewność że stan systemu obiektów jest na bieżąco uaktualniany, do zleceń dołączone są wszystkie konieczne dla wykonawców informacje a zakończenie zlecenia generuje operację księgową w systemie finansowym.
Zlecenia generowane są w formie mikro stron internetowych z formularzem do zamieszczania ofert. Linka do takiego zlecenia możemy łatwo przekazać, zawiera on wszystkie informacje (a jeśli jakichś brakuje to administrator może w łatwy sposób w każdym momencie je uaktualnić).
Dostęp do wszystkich zleceń oraz składanych ofert mają wszyscy członkowie, sami też mogą składać oferty lub organizować wykonawców - mają możliwość dbania o własny majątek.
Pełna opcjonalność każdego modułu.
Z sytemu możemy korzystać jako całości (co uważamy za optymalne) lub z jakiejkolwiek jego części. Administrator kontroluje wszelkie zasoby (jak dokumentacja: pdf czy zdjęcia). Do systemu mamy dostęp na każdym urządzeniu z przeglądarką internetową.