Jawność informacji
Jawność informacji jest tematem kontrowersyjnym. W wielu przypadkach mamy świadomość przysługującego nam prawa do dostępu do informacji, ale
w jaki sposób prawo to jest egzekwowane pozostawia wiele do życzenia. Bardzo często mamy możliwość uzyskania
tych informacji ale proces ich pozyskania jest na tyle uciążliwy ze w praktyce z niego nie korzystamy.
Niekoniecznie jest to celowym uprzykrzaniem nam życia, często jest to spuścizna czasów kiedy informacje
przechowywane były w formie papierowych dokumentów i udostępnianie ich było faktycznie problematyczne.
W dobie rozwoju technologii cyfrowych argument ten nie jest już aktualny, dziś możemy mieć dostep do
wszelkiego rodzaju informacji w przeglądarce internetowej.
Administrator został zaprojektowany tak ze każdy członek wspólnoty ma nieograniczony, bezpośredni dostęp do wszystkich informacji niezależnie aktualnego dnia czy godziny. Ma dostęp do tego samego systemu z ktorego korzysta administrator.
Podejmowanie decyzji
Podejrzewam ze większość członków wspólnot mieszkaniowych nie czuje sie częścią wspólnoty.
Tradycyjny model zarządzania polega na wyborze administratora na walnym zgromadzeniu i na tym nasz udział
praktycznie sie kończy. Polski ustawodawca nie daje członkom nawet prawa do inicjowania zebrań jeśli (w opini
członka) jest taka potrzeba, może on jedynie poprosić o to administratora (członka zarządu).
Administrator proponuje odmienne podejście. Administrator jest tutaj jedynie elementem wykonawczym woli członków. Każdy członek wspólnoty wchodzi w skład zarządu i jako taki ma prawo do zgłaszania propozycji uchwał. Zebrania i głosowanie propozycji odbywa sie zdalnie, każdy członek ma możliwość wypowiedzenia się na forum wspólnoty (każdy inny członek ma możliwość zapoznania sie z jego opinią) oraz głosowania w dostępnym mu czasie. Jeśli głosowanie zakończy sie pozytywnie uchwała wspolnoty podejmowana jest automatycznie a administrator zobowiązany jest jedynie do dopatrzenia jej realizacji.
Zlecenia
Uchwały wspólnoty (jeśli muszą być zrealizowane przez podmioty trzecie za opłatą) realizowane są w systemie zleceń:
- administrator generuje zlecenie w systemie - zlecenie otrzymuje publicznie dostępny adres url, takiego linka możemy przekazać zainteresowanemu wykonawcy, dostęp mają również wszyscy członkowie wspólnoty
- strona ze zleceniem zawiera formularz do zgłoszenia oferty na wykonanie (każdy członek ma również możliwość zaproponowania wykonawcy, lub wykonania zlecenia osobiście, jeśli jest to możliwe)
- na podstawie zgłoszonych ofert administrator wybiera ofertę, która będzie realizowana (jeśli wspólnota tak uchwali możliwe jest wybieranie oferty do realizacji w formie głosowania - wyklucza to wszelkie sytuacje gdzie członkowie wspólnoty mają pretensje do administratora o niegospodarne zarządzanie ich środkami)
Zarządzanie finansami
Administrator zawiera system księgowania wszelkich operacji finansowych (“double entry” accounting - pełna księgowość)
zgodny ze standardami przyjętymi w księgowości, do których ma bezpośredni dostęp każdy członek wspólnoty.
Mamy możliwość utworzenia systemu kont księgowych (wskazana jednorazowa konsultacja z doświadczonym księgowym),
które umożliwiają potem czytelny wgląd członków w stan finansowy wspólnoty - do informacji tych jest
ciągły dostęp, nie ma potrzeby oczekiwania na coroczne zgromadzenie i raporty finansowe ze strony administratora.
Możemy reagować na niepokojące sygnały, kiedy jeszcze nie jest za późno.
Inwentaryzacja i stan zasobów wspólnoty
Administrator zawiera system przechowywania informacji o zasobach. Wszystkie realizowane zlecenia automatycznie
uaktualniają stan majątku wspólnoty, zapisywane są wszystkie przeglądy, modernizacje, konserwacje (z wykorzystaniem
systemu zleceń). Jest to rodzaj komputerowej “Książki obiektu”. Dostęp do tych informacji mają wszyscy
realizatorzy zleceń, oni też pozostawiają tam zapis wykonywanych prac (w formie zdjęć lub dołączanej dokumentacji w formie pdf).
Dzięki temu wszyscy członkowie wspólnoty mają dostęp do aktualnych informacji dotyczących ich majątku i jego stanu.
Wszystkie korzyści opcjonalne
System ten w żaden sposób nie wymusza korzystania z wszystkich jego możliwości. To wspólnota decyduje jak chce z niego korzystać. Wspólnota ma możliwość w drodze uchwały zdecydować w jakim zakresie chciałaby wykorzystać możliwości technologii a które aspekty nadal realizować tradycyjnie. Zdalne głosowania nie wykluczają możliwości spotkania na ogłaszanych zebraniach wspólnoty. Administrator stara sie ułatwić procesy zarządzania ale do niczego nie zmusza, ostatnie słowo zawsze pozostaje dla członków wspólnoty i tego co razem uchwalą.